化学与化学工程学院研究生会活动组织标准

(一)活动可行性标准

1、活动内容

　　活动内容秉承化学与化学工程学院研究生会“一切为了研究生、为了一切研究生、为了研究生的一切”的服务精神，以全心全意为广大研究生服务为宗旨，能够达到增进研究生之间、研究生与校方之间或者研究生与社会之间的积极交流的目的。

2、活动优势

　　承办活动的部门或活动项目小组明确了解活动的背景、目的以及意义，具备较强的组织策划能力以及团队协作能力，对承办活动有详细的活动计划及活动实施方案。成员间知识结构可以互补，并得到相关部门或人员（如研究生工作部、嘉宾领导等）支持，在面临其他组织在同一时间内所开展的活动时具备竞争力。

3、活动时间安排

　　活动具备充足的前期筹备时间，时间安排的灵活性强，能够把握各项任务的完成时间。在活动的筹备与开展过程中，研究生会各部门能够满足活动的开展，不存在部门间活动时间的严重冲突。活动的举办时间能够保证与研究生的课程没有冲突，以确保研究生的参与程度。

4、活动经费

　　活动需在研会有限的经费内开展活动，活动承办部门或活动项目小组对活动资金预算定出基本方案，清楚列出各项经费预算明细，对活动所需经费有合理的安排与规划。

5、活动的可执行性

　　活动应具备良好的可执行性，受外部条件（如天气、场地等条件）约束小，不存在任何安全隐患，预测活动参与者积极响应活动号召，主动参与。活动组织者应事先拟定可行的活动应急方案。

(二)活动宣传标准

1、 需要制作视频时，活动部门需至少提前一周填写好宣传品信息表格中相应内容并附上相关的剧本，照片等素材，发到网宣部部长处，明确所需制作宣传品的内容、风格与形式。

2 、需要制作海报、书签时，活动部门需至少提前5天填写宣传品信息表格中相应内容，明确所需制作宣传品的内容、风格与形式。

3、 网宣部在完成相关制作后，将做好的宣传品发给活动部门进一步商量定稿，最后发给常委审查，常委审查通过后，由活动部门负责最后的打印制作。

4、每次活动前的宣传期，及时进行网络宣传，由活动部门将宣传资料以word文档形式直接传给秘书处部长，由秘书处通过化院研会的人人、微博端口进行活动信息的发布。另外，活动负责人应指派一名项目小组成员负责跟进网络宣传工作，在活动前3天，以每天2次的频率，在全院QQ群/微博/人人/实验室内对活动进行大幅度宣传，让更多人了解活动的信息。

5、活动当天，应将海报、展板等宣传资料张贴于活动现场以及关键的地理位置处，进一步加强宣传的力度。

(三)活动现场执行标准

1、所有工作人员需提前一个小时左右到活动现场进行布置，活动负责人需手持现场执行策划以指导现场，开场半个小时前完成现场布置工作，并再次明确各人职责。

2、全体工作人员穿研究生会衣服，各自负责现场的工作，具体有（按活动的目的与规模进行适当的删减）：

礼仪组：主持人、迎宾、签到

控场组：多媒体调试、麦克风传递、灯光调节

机动组：维持秩序、引领就座、采风等

所有工作人员需在任务指定时间完成任务并在任务对照表上打勾，以便负责人了解现场流程进行程度并作出指导。

3、活动负责人必须对现场突发事故的应急措施熟悉了解，出现突发事情立即启用紧急方案，并应视其程度依次向项目负责人、监理人、跟进常委、主席汇报并征求意见。

4、活动结束后，所属部门应组织专门人员进行现场的清理，包括各位宣传用品的回收，借用器材的归还，研究生会内部用品的分类收集归位，现场的清洁等。

(四)活动总结与反馈标准

1、 活动结束后，活动部门活动负责人将本次活动的相关资料整理好打包发给秘书处存档。

2、 活动结束后部长召开部门活动总结会议，综合评价活动总体情况，适当指出不足及优秀之处，帮助干事更加熟悉了解活动本身，有所进步。

3、 活动结束后PM召开项目组活动总结会议，由监理人及常委综合评价活动总体情况，适当支出不足及优秀支出，帮助干事更深熟悉活动本身，有所进步。会后，由活动负责人向常委提交书面活动总结，并按要求填写《项目总结评分表》，对项目组各成员在本次活动中的表现进行定量评定，评分表及书面总结由跟进常委审阅后送秘书处存档。

(五)活动创新标准

1、活动主题和内容

   活动主题经过精心设计，给人以不落俗套的新鲜感，并贴近我院研究生的实际，对研究生能够产生凝聚力和感召力。始终把能够满足研究生的实际需要，有利于研究生的发展作为活动开展的目的，创设有利于研究生主体参与，促进研究生主动发展的活动环境，尊重参与者的独创性和独特性。

2、活动参与主体的开放性

   活动可以充分调动、发挥研究生会内部人员以及学院研究生的创造力，使整个组织处于一种创新活力的状态，主动积极地投身参与到活动中。活动参与者可以在不扰乱活动秩序的前提下呈现出自主性，不完全受制于活动策划的安排，给参与者一定的按照自己的方式参与活动的空间。

3、活动成效

   活动能够促进参与者把自身多种才能有效地整合在一起发挥作用，促进参与者能力的增长，要让研究生多活动、多体验，强调自我参与。

(六)活动物资管理标准

1、物资借用与购买

研究生会的物资由秘书处统一管理，各部门在活动策划中，写明活动物资后，可查看秘书处是否有所需物质，有则填表可借，再明确活动预算，尚有盈余不得重复购买。

1.1 内部物资

活动项目负责人填写物资申请表（电子版）发给秘书处，一般需提前3天，特殊情况提前1~2天，紧急情况可直接向秘书处申请，并且登记借出物资。活动负责人应提前与秘书处商量好领物资的时间；活动结束后，指定1~2名活动项目小组成员回收物资，交给秘书处。活动结束后两天内需归还物资，逾期者将列入黑名单，三次违规不予以发票报销作为惩罚。

1.2购买物资

秘书处没有活动所需物资时，经过审批，活动项目小组可自行购买。购买物品时，一般由小组成员先行垫付，再统一凭发票实报实销。购买金额若不超过30元，视情况可开收据；若购买金额超过30元，则须开具正规发票。具体参见第二章第四点财务资产管理制度。

2、物资回收

   各部门活动举办后，要注意场地的卫生，活动项目负责人负责监督各小组成员打扫活动场地，保证干净整洁；物资若损坏，应通知负责人登记，记录在物资借用登记表上；活动结束后，由活动负责人将物资归还给秘书处。