化学与化学工程学院研究生会工作管理制度

（一）活动负责人制度

　　为了高效高质地举办真正有利于研究生的活动，研究生会引入“活动负责制”，以“项目小组”的形式组织专题活动。成员既是职能部门成员，又是各个活动小组成员。单项活动由小组完成，日常工作则由职能部门进行，形成 “矩阵管理模式”。活动负责人制因其自主度高，在激励成员积极参与活动的同时，选拔优秀的成员、加强不同部门成员间的合作、整合内部资源、高效工作。在实行活动负责人制过程中必须遵循客观、负责的原则。

 

1、活动立项

　　（1）每学期前第一周召开常委会及部长会议，讨论并确定该学期各部门工作计划及活动项目，初定形式、时间、经费等目标，拟定研究生会学期工作安排计划。

　　（2）召开全员大会，公布研究生会学期工作安排计划，鼓励所有干部及干事积极担任活动负责人。

　　（3）每项活动为一个项目，常委会讨论决议每个活动的监理人，监理人必须为副部长或以上干部，对活动进度进行追踪跟进，监督及处理活动中得特殊问题。

　　（4）有意担任某活动负责人的成员，需向活动跟进常委提出申请，并由常委会讨论通过；若同一活动有超过一人申请担任负责人，则由常委会讨论决定最终人选。

　　（5）鼓励设计和开展创新性活动，任何一名成员均可通过所在部门部长向常委会提交活动申请书，由常委会及团委老师讨论决定是否设立为计划外活动。

　　（6）活动申请人应至少于项目执行时间前一周提交活动申请书，活动申请书内容包括活动意义、时间地点、举办形式、具体流程、经费预算、预期目标等详细内容。

2、组建项目团队

　　（7）由活动监理人发起内部成员报名，每个部门报名成员两名或以上，并由监理人及活动负责人最后决定项目团队成员，成员名单由常委会审批通过。

　　（8）活动负责人撰写活动详细计划，内容包括活动时间、地点、具体分工、任务安排及完成时间、经费预算明细等，添加附件详尽说明活动实施方案，并召开筹备会议，向常委会及监理人报告活动计划，进一步完善活动方案，由常委会讨论通过计划，并正式启动项目。

　　（9）活动负责人组织该项目团队成员召开会议，说明活动内容及情况，进行详尽介绍和讨论，明确各成员任务及职责分工，讨论活动细节。

3、活动实施

　　（10）根据实际工作需要，项目负责人可再次面向全体干部招募项目组成员。若应招人员仍然不够，活动监理人可详细汇报缺员情况，由主席从各部门动员。

　　（11）活动负责人随同监理人，携带审批过的项目计划书预支活动经费，预支总额不得超过计划书审批的现金总额70%。跟进常委须管理、监督经费的使用。

　　（12）活动筹备及执行中，团队应根据实际需要及时召开活动进度会议。会上布置安排活动开展的各个细节，并同时做好风险估计和应急预案。对于重要事宜，监理人和项目负责人应在会前与主席进行沟通。

　　（13）现场类活动前1-2天必须召开活动现场应对会议，会上明确现场分工及人员安排，并尽可能组织现场彩排。

　　（14）活动现场需要安排摄影组对活动过程进行拍摄记录。

　　（15）所有项目组成员须严格执行活动现场应对会的工作安排。若遇突发情况而必须临时调整计划，则应视其程度依次向项目负责人、监理人、跟进常委、主席汇报并征求意见。

4、项目总结

　　（16）活动结束后1天内，撰写活动新闻稿（含新闻照片），新闻稿需要经过常委会通过并在学院学生站上发布。

　　（17）活动结束后3天内，活动负责人主持召开总结会议，活动负责人针对活动中的问题进行总结反省，监理人及跟进常委进一步总结活动情况，会议后由活动负责人撰写活动总结，详尽阐述活动实施过程，总结经验教训，并对将来开展类似活动提出合理意见和建议。经跟进常委审阅后送秘书处存档。

　　（18）活动结束后3天内，各活动团队成员填写《项目总结评分表》，包括自评、组员互评、负责人评分，每位成员必须客观填写评价，活动负责人负责把成员成绩汇总并交跟进常委审阅后，送秘书处存档。

　　（19）活动结束后3天内，活动负责人成绩，在项目结束后，由常委会及监理人根据项目实施情况和后期总结材料进行评分。

　　（20）活动结束后5天内完成各项工作，将项目开展中剩余物品及所有文档、资料的电子版秘书处存档：

　　立项：（1）成员名单

　　　　　（2）活动详细计划

　　筹备：（1）宣传海报、宣传稿、传单等宣传资料

 　　　　  （2）合作协议、邀请函等其他资料

　　实施：（1）新闻稿

　　　　　（2）活动照片

      　　　  （3）项目总结

 　　　　   （4）成员评分表

                    （5）活动负责人评分表

　　（21）上述所有后续工作完成后2天内，活动负责人整理发票并由监理人及秘书长签名，由跟进常委确认后报销经费。

 

（二）例会制度

　　为加强内部信息沟通，提高工作效率与管理水平、执行能力，研究生会实行例会制度。包括常委会例会、部长例会、部门例会以及全员大会。

　　常委会例会为两周一次，由主席主持，讨论和总结各部工作情况，针对性对一些重大问题进行讨论分析，并作出下一步工作计划。有特殊情况应根据实际需要召开主席团会议。

　　部长例会为两周一次，在常委例会后进行，由主席或常委主持，部长进行工作汇报，主席根据会议议程听取各部部长汇报工作情况，布置工作任务，对相关部门的工作进行总结，做出指导。部长例会过程中，与会者可对学生会工作的多个方面进行讨论，最终由常委会决议。

　　部门会议为每周一次，由部长主持，根据会议议程听取部内各成员汇报上一周的工作情况，对部门工作进行总结，布置本周工作任务。地点时间由各部门自行决定，部长通知秘书处外派成员，并由其进考勤以及会议记录，录入电子文档存档。

 

（三）联系基层制度

　　为了更好地了解我院学生的需求，更好地服务研究生，研究生会建立信访制度，在学院大楼值班室设立研究生会信箱，供同学提出意见与建议。由秘书处每周检查信箱信件，并在两天内把信件交给常委会，有常委会对信件内容进行讨论研究，在5天内产生处理方法及反应信息，并反馈到信访人。

　　常委会每两周联系系所负责人，了解各个系所的学生情况，并把情况与辅导员老师进行讨论。每学期把系所情况汇总分析，在新学期根据实际情况制定相关制度或举办创新活动等，若有特殊情况，及时作出反应处理。

　　研究生会着眼于全员学生的利益，常委会定期与博士生代表及本科学生会进行交流，联合举办学术竞赛（如挑战杯）、系所交流会、毕业晚会等大型活动，加强院系各个年级学生的交流，把宝贵的经验与传统薪火相传。

 

（四）财务资产管理制度

　　1、研究生会财务由秘书处统一管理，实行透明的财务管理制度。经费用于研究生会的活动开支以及日常开支，所有收入和支出均由秘书处登记。

　　2、各项活动开展前一周负责人向常委上交活动经费预算明细，详细列出开支项目及预算金额，交由分管常委会审核同意后，经指导老师批准方可实施。

　　3、购买物品必须严格依照预算明细所列项目，物品单价必须详细准确的填写，不得人为改动，若发现单价有差或所购物品超出申请范围，将追究经手人的责任。

　　4、活动结束后一周内，活动负责人应向常委会提交经费决算，就经费运行及使用情况做出汇报，由经常委会及指导老师审核同意后一次报销。

　　5、公费购买需要开具正规发票，并注明题头“中山大学”，收据应盖有正式销售商家印章。报销单必须有经手人签名，经部长签字、分管常委签名、指导老师签字后方可报销。报销由秘书长审核单据并登记后，由分管常委发放报销款项。

　　6、秘书处及财务常委会每月公布研究生会收入支出明细，透明、公开财务状况。

　　7、研究生会公用物质由秘书处统一管理，定期统计并公告消耗性物质项目以及数量，对于耐用物质借用必须填写借用申请，并在其申请期限内按时归还。

　　8、活动剩余物质必须交还秘书处统一管理，整合资源，以免重复购买、丢失等的浪费。

 

（五）档案资料管理制度

　　建立研究生会资料库，由秘书处统一收集、管理，记录研究生会活动及各成员表现，做到有据可依、有迹可循，减少资料丢失，提高工作效率。研究生会档案资料包括人事档案、工作档案、财务档案及活动档案。各文件及文件夹应规范命名，及时更新，并由分管常委及秘书长每月整理。

　　人事档案包括个人参与活动统计、年度工作总结，以及其它有关材料，由各成员部长、常委负责考察记录。

　　工作档案包括研究生会常委会工作计划、工作总结、成员考核、例会记录文件等，由分管常委以及秘书长对档案文件定期更新。

　　财务档案包括账目、现金收支表、物质统计表格等，由分管负责，定期检查，详见财务制度。

　　活动档案内容包括活动策划书、活动会议记录、活动新闻稿、照片、相关演示文件、视频、评分表、活动总结等各种文字与图像资料，若为创新活动应含活动申请书。活动结束后由活动负责人收集，并及时送秘书处归档。

 

（六）监督指导制度

　　为了进一步提高研究生会的工作质量，常委会每月就当月工作情况与团委老师进行报告，包括举办过的活动及其效果、内部建设问题、短期及长期目标等问题，团委老师就报告内容对我院研究生会工作进行指导，紧跟学校、学院的指导思想，继续正确方向，修整偏离路线，务求紧贴研究生的发展需要。

　　常委会每两周向辅导员老师进行工作报告，向辅导员老师反映研究生会近况，同时交流我院研究生的现状，发现问题，讨论开展对研究生更有帮助的活动。

　　研究生会开展重大活动之前，须向指导教师、团委老师提交申请报告，经初步审核同意后提交一份包括经费预算和安全预案等在内的完整活动方案，经共同批准后方可按规定程序开展活动。活动结束后，常委会必须向指导教师、团委老师以书面形式进行总结汇报。